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Sparen Sie Budget – vermeiden Sie “wildes” Einkaufen im Unternehmen.

Published on 25 October 2018 Maverick Buying

Laut einer Studie der Boston Consulting Group und des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. aus dem Jahr 2016 wird in 75% der deutschen Unternehmen regelmäßig die Beschaffung am Einkauf vorbei durchgeführt. Maverick Buying ist demnach ein Phänomen, das die Wirtschaft auch in Deutschland stark beeinflusst.

Maverick Buying: Welche Konsequenzen hat wildes Bestellverhalten für das Unternehmen?

 

Maverick Buying, so nennt man die wilde Beschaffung von zum Beispiel IT-Produkten oder Verbrauchsmaterialien, bei dem der Einkauf, entweder zu spät oder gar nicht in den Einkaufsprozess involviert wird. Häufig wird aber auch der Einkauf selbst zum Einzelgänger. Die Gründe für ein solches Verhalten können vielschichtig sein und müssen vor allen Dingen nicht bösartig sein, auch wenn Sie dem Unternehmen natürlich schaden:

 

  • Straffe Budgetplanung mit dem Auftrag, Ausgaben zu senken
  • Neue Mitarbeiter wissen nicht, welche Prozesse etabliert sind
  • Es ist kein wirtschaftliches Grundverständnis bei den Mitarbeitern vorhanden
  • Einzelne Abteilungen wollen möglichst autonom handeln
  • Der Bestellprozess selbst ist zu bürokratisch und langsam
  • Die entsprechende Themenkompetenz ist im Einkauf nicht vorhanden

 

Auch wenn dies nur sehr selten der Fall ist, wird speziell im letzten Fall der Einkauf zum bloßen „Bestellbüro“ degradiert. Dabei kann gerade der Einkauf mit seinem Verhandlungs- und Markt-Know-How darauf Einfluss nehmen, wie mit Budgets sinnvoll umgegangen wird.

 

Die Folgen für Unternehmen sind enorm.

Was auch immer der Grund für dieses Verhalten ist, der daraus entstehende Schaden ist enorm: Geld versickert, weil viele Bestellungen an den eigentlichen Prozessen vorbei getätigt werden. Langwierig verhandelte Vorteile durch Kontingente, Staffelpreise und Treuerabatte können nicht entsprechend genutzt werden. Die Folge sind nicht nur höhere Ausgaben trotz vermeintlich niedriger Preise, sondern auch zusätzliche Belastungen durch aus dem Ruder laufende Prozessaufwände. Es ist nahezu unmöglich, dabei den Überblick zu behalten.

 

Das Problem besteht dabei weit über den Einkauf hinaus. Denn natürlich sind auch weitere Fachabteilungen, wie Buchhaltung und Wareneingang davon betroffen, wenn die Zahl der Lieferanten und wilden, kaum mehr zuzuordnenden Bestellungen überhandnimmt.

 

Die Folge ist ein unkontrollierbarer Mehraufwand, den man – zusätzlich zu den gestiegenen Kosten – dem Beschaffungspreis zurechnen muss. Weil Bestellprozesse, samt der Freigabeinstanzen umgangen werden, müssen Lieferungen und Rechnungen aufwändig einzelnen Empfängern, Teams und Projekten im Nachgang zugeordnet werden. Neben dem schon im Vorfeld gestiegenen Rechercheaufwand der einzelnen Mitarbeiter eine weitere Verschwendung der kostbaren Arbeitsleistung. In vielen Unternehmen werden diese Kosten jedoch nicht verrechnet. Man betrachtet nur den niedrigeren Anschaffungspreis und freut sich. Langfristig etabliert sich so dieses falsche Verhalten nachhaltig in einem Unternehmen.

 

Wie kann man dem Maverick Buying begegnen?

Doch es gibt auch Möglichkeiten, dem zu begegnen. Zum einen ist da natürlich die Information der Mitarbeiter durch den Einkauf. Werden die richtigen Informationen an die Abteilungsleiter weitergegeben und kommen diese dann auch bei den Mitarbeitern an, die den Bedarf haben? Zum anderen kann man den Abteilungen, Teams und Mitarbeitern aber auch die nötigen Tools an die Hand geben, mit denen sie ihren Bedarf selbst decken können.

Wie sieht eine durchdachte Lösung aus?

Ein solches Tool ist zum Beispiel eine e-Procurement-Lösung, wie sie ARP mit LiveFlow im Portfolio hat. Weil sich auch komplexe Bestellprozesse inklusive Freigabeläufen damit vollkommen problemfrei abbilden lassen und man den einzelnen Abteilungen einen auf ihren Bedarf zugeschnittenen Warenkorb zur Verfügung stellen kann, werden die Einzelgänger schnell den Vorteil erkennen. Denn wenn sie schnell, zuverlässig und einfach den täglichen Bedarf mit wenig Aufwand decken können, besteht letztlich auch kein Grund mehr, den Einkauf zu umgehen. Der Aufwand für alle Beteiligten sinkt, Wartezeiten reduzieren sich und man nutzt Rahmenverträge und Skonti wieder richtig aus. Das spart Zeit und Geld und steigert die Zufriedenheit.

 

Sie möchten mehr erfahren? Mehr über die Vorteile der digitalen Beschaffung erfahren Sie in unserem Schwerpunktthema Digitales Procurement.

Informationen zu digitaler Beschaffung Deutschland.

Informationen zu digitaler Beschaffung Österreich.

Informationen zu digitaler Beschaffung Schweiz.

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