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E-Rechnung: Die Vorteile für Organisationen und Unternehmen.

Published on 20 November 2018 elektronische_rechnung

Die digitale Transformation ist mittlerweile in fast allen Unternehmen und Organisationen angekommen. Insbesondere gilt dies für Bereiche, in der die Gesetzgebung neue Richtlinien erlässt, um die Digitalisierung voranzutreiben. Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 beschäftigt sich mit der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Diese Richtlinie schreibt den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vor. Die EU legt damit die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat in den öffentlichen Verwaltungen fest. Die EU-Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnung entsprechen

 

Öffentliche Auftraggeber: Gerüstet für die E-Rechnung?

Für öffentliche Auftraggeber müssen die europäischen Vorgaben bis Ende November 2018 auf Bundesebene und bis 2020 auf Länder- und kommunaler Ebene umgesetzt werden. Eine Studie des ibi Forschungsinstituts der Universität Regensburg in Zusammenarbeit mit Girosolutions und Giropay zeigt, dass 39 Prozent der Gemeinden in Deutschland heute nicht in der Lage sind, E-Rechnungen in der Praxis umzusetzen. Das macht aber auch deutlich, dass große Anstrengungen im Hinblick auf die Digitalisierung bereits unternommen wurden.  Dennoch lastet nach wie vor Druck im Hinblick auf die Digitalisierung auf Unternehmen und Organisationen, insbesondere auf den staatlichen Einrichtungen, die elektronische Rechnungen ausstellen müssen.

 

Der europäische Standard für die elektronische Rechnungsstellung wurde so ausgearbeitet, dass neben staatlichen Einrichtungen auch Unternehmen aller Größen von diesem profitieren. Die Rechnungssysteme und Standards wurden aus Sicht der EU möglichst nutzerfreundlich formuliert, damit auch KMUs, die über begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen verfügen, diesen Standard einhalten können. Und ihre Prozesse entschlacken.

 

Was ist die elektronische Rechnung?

 

Aus technischer Sicht ist der Begriff der elektronischen Rechnung nicht eindeutig. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden sowohl rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dabei ist es sowohl möglich, dass Rechnungsformate eingesetzt werden, die aus rein strukturierte Daten bestehen wie auch hybride Formate, welche sowohl ein strukturiertes Format aufweisen wie auch eine Bilddatei.

 

Mögliche Formate der E-Rechnung.

 

  • Strukturierte Datenformate: XRechnung, EDI, XML
  • Hybride Datenformate: ZUGFeRD, PDF/A

 

In Deutschland wurde das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt. Dieses Format beinhalten ein visuelles PDF, dass auch eine strukturierte XML-Datei enthält. Die XRechnung enthält strukturierte Kernelemente – somit sind beide Formate für den europäischen Standard einsetzbar. Einige der benötigten strukturierten Kernelemente sind unter anderem der Abrechnungszeitraum, Informationen über Verkäufer, Käufer, Zahlungsempfänger und Vertreter des Verkäufers, Bestellreferenz und Lieferantendaten.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungen für Wirtschaft und Verwaltung.

Die Vorteile sind vielfältig und der Return on Investment lässt sich bereits nach kurzer Zeit nachweisen. Wir haben für Sie einige der Vorteile zusammengestellt:

Kostenersparnis.

Portokosten fallen weg, wie auch Kosten für die Aufbewahrung der ausgedruckten Dateien und Druckkosten.

Schnellere Prozesse.

Arbeitsabläufe werden effizienter. Das Ausdrucken und Versenden der Rechnung wird nicht mehr benötigt; Kunden erhalten Ihre Rechnungen sofort auf dem elektronischen Weg.

Umweltschutz.

Der Papierverbrauch wird drastisch gesenkt.

Automatisierung.

Die Effizienz wird gesteigert, Zahlungsverzögerungen gesenkt, die Fehlerquote Dank des strukturierten Rechnungsinhalts gesenkt und damit auch die Transparenz verbessert.

Der tatsächliche Mehrwert ergibt sich also aus der automatisierten Verarbeitung des strukturierten Rechnungsinhalts. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung werden maximiert, wenn das Erstellen, Versenden, Empfangen und Bearbeiten einer Rechnung vollständig automatisiert werden kann. Darüber hinaus kann nicht nur der Rechnungsprozess, sondern auch der vorhergehende Beschaffungsprozess automatisiert werden. Das Einrichten der richtigen IT-Infrastruktur kann komplex und langwierig sein.

Nehmen Sie Kontakt mit unseren ARP-Spezialisten auf. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zur Digitalisierung!

 

 

 

 

 

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