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Druckkosten belasten Ihr IT Budget – Wir zeigen Ihnen, wie es effizienter geht!

Published on 24 May 2017 Drucken Sie effizienter!

Das papierlose Büro – bereits 1978 sprach der britisch-amerikanische Informationswissenschaftler Frederick Wilfried von dieser Vision. Fast vier Jahrzehnte später ist es längst zum allgemeinen Standard geworden – könnte man meinen. Ein Blick in Unternehmen zeigt etwas Anderes: Drucker gehören nach wie vor zur Büroausstattung und spucken immer noch eine Menge bedrucktes Papier aus.

Warum ist dem so? Lassen Sie mich eine andere Frage stellen: Warum drucken Sie noch? Die Antworten dürften sich hier ähneln. Weil wichtige Dokumente rechtlich ausgedruckt werden müssen. Weil Sie sich damit einen besseren Überblick über Ihre Arbeit verschaffen. Oder auch nur, weil es so praktisch ist, dieses bedruckte Papier: In Meetings können einfach Notizen angebracht werden. Wir können es wegwerfen, wenn die Aufgabe erledigt ist…

Fakt bleibt: Das papierlose Büro ist immer noch Wunschtraum vieler Unternehmen. Und nun? Müssen Sie dieser Tatsache hilflos gegenüberstehen? Das muss nicht sein! Unsere Tipps zeigen Ihnen, wie Sie effizienter drucken können, ohne gleich völlig papierlos zu arbeiten.

Tipps zum effizienteren Drucken:

  1. Zuerst einmal müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Umstellung nicht auf Knopfdruck geschehen kann. Ein Umdenken ist erforderlich und dies ist ein anhaltender Prozess. Binden Sie Ihre Mitarbeiter mit ein, erklären Sie, warum papierloses Arbeiten zu Ihrer Strategie gehört!
  2. Die richtigen Werkzeuge sind nötig. Digitale Tools zur Dokumentenablage, zum einfachen Speichern von Dateien, zum Austausch und zur Planung sind grundlegend.
  3. Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Drucker. Wo sind diese wirklich nötig? Stellen Sie Drucker gezielt strategisch platziert auf.
  4. Outsourcing. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, Drucken als Service wahrzunehmen? Sogenannte Managed Printing Services erleichtern Ihnen den Aufwand enorm. Sie können Geräte leasen, Verbrauchsmaterial wird automatisch bei Bedarf bestellt, Wartung und Reparaturen übernommen. Ein individueller Service, auf Sie zugeschnitten.
  5. Pull-Printing. Mit diesem Prinzip wird der Druckauftrag so lange auf dem Printserver zurückgehalten, bis Sie sich als Nutzer auf einem beliebigen Druckergerät anmelden. Erst dann können Sie das gewünschte Dokument im Gerät ausdrucken, passwortgeschützt. Vorteil: Zum einen erhöht es die Sicherheit, Ausdrucke bleiben nicht im Ausgabefach liegen. Zum anderen zeigen Studien, dass so unnötige Ausdrucke reduziert werden – da sich die Nutzer nochmals überlegen, ob sie diesen wirklich benötigen.
  6. Spielen Sie! Was im ersten Moment etwas banal klingt, motiviert viele: Ein einfacher Wettbewerb. Küren Sie beispielsweise die Abteilung, mit den wenigsten Ausdrucken.

Drucken ist und bleibt für die meisten Unternehmen wichtig. Darum sollten Sie sich diesem Thema strategisch nähern. Wir unterstützen Sie gerne dabei!

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