Die Zukunft des Einkaufs heißt E-Procurement – Ein Einstieg ins Thema.

Die Beschaffung von einfachen Bedarfsmaterialien, wie Tinten, Toner oder Papier wird dann zur Herausforderung, wenn die Versorgung nicht mehr gewährleistet werden kann, wenn interne Prozesse soviel Overhead produzieren, dass die Kosten vollkommen aus dem Ruder laufen, oder man gar keine Kontrolle mehr über die Ausgaben hat. Die Einführung von E-Procurement kann dabei behilflich sein, den Einkaufsprozess zu vereinfachen und damit an vielen Stellen im Unternehmen Verbesserungen vorzunehmen. Um Ihnen den Einstieg in die Thematik zu erleichtern haben wir Ihnen die Antworten auf einige der gängigsten Fragen zusammengestellt.

Was ist E-Procurement eigentlich?

E-Procurement ist nichts anderes, als die Digitalisierung der bisher papierbasierten Prozesse im Einkauf hin zu komplett elektronischen und im Idealfall auch komplett automatisierten Abläufen. Dazu muss E-Procurement sämtliche üblichen Schritte im Beschaffungsprozess abbilden.

Welche Vorteile bietet E-Procurement?

• E-Procurement senkt die Prozesskosten und reduziert den manuellen Aufwand. Viele der bisher nötigen Schritte, gerade im Freigabe-Prozess und der Rechnungsbearbeitung werden eingespart, oder können durch Benachrichtigungen per Mail und SMS und den Zugriff auf das System selbst von unterwegs aus, viel rascher durchgeführt werden.
• Senken Sie Materialkosten! Durch klar strukturierte Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten und der Möglichkeit auch Abteilungs-Shops anzulegen, hat der Wilde Einkauf keine Chance mehr. Unnötig doppelt oder falsch gekaufte Hardware oder Verbrauchsmaterialien belasten das Budget nicht mehr.
• Ein solides E-Procurement hilft Ihnen auch dabei die Ausgaben insgesamt besser im Blick zu haben und das Budget noch sinnvoller einzusetzen. Nutzen Sie Lieferantenverträge, Bestellkontingente und Staffelpreise wie vereinbart aus.
• E-Procurement befreit Ihren Einkauf von wiederkehrenden Routineaufgaben. Die gewonnene Zeit kann für wichtige strategische Tätigkeiten, wie die Lieferantenauswahl oder das Aushandeln besserer Konditionen verwendet werden.

Welche Prozessschritte werden im E-Procurement digitalisiert?

Prinzipiell ist es das Ziel einer E-Procurement-Lösung möglichst den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess zu automatisieren. Aber auch bei einer Teilautomatisierung des Bestellprozesses können die Vorteile schon überzeugend sein. Im Einzelnen durchläuft ein Bestellprozess, unabhängig ob digitalisiert oder papierbasierend folgende acht Schritte:

1. Beschaffungsanforderungen
   
   In einem modernen Warenwirtschaftssystem können in den integrierten Katalogen Melde- und Mindestbestände definiert werden. Auch denkbar sind produktionsabhängige Warenkörbe mit denen mit einem Klick alle benötigten Bauteile für die gesamte Produktion bestellt werden können. Je nach Automatisierungsgrad, können Bestellungen auch zeit- oder anlassgesteuert ausgelöst werden.

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2. Freigabeprozesse
   
   Auch Freigabeprozesse können dann elektronisch durchlaufen werden. Nutzt man vorher definierte Warenkörbe, oder gibt einzelnen Bestellern spezifische Einkaufsbudgets frei, kann man unter Umständen komplett auf eine manuelle Prüfung verzichten. Ein Eingriff von Hand ist in aller Regel aber jederzeit möglich.

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3. Bestellung/ Auftragsbestätigung
   
   Die Bestellung wird an das System des Lieferanten übertragen. Je nach Lieferant können hier die unterschiedlichsten Mechanismen greifen. Neben der Direkteinbindung eines oder mehrerer Lieferanten in das hausinterne Warenwirtschaftssystem, bieten viele Lieferanten auch die Nutzung von offenen Netzwerken, den sog. Marktplätzen an. Bietet der Lieferant eine derartige Lösung nicht an, kann der Austausch auch via Email erfolgen.Der Lieferant bestätigt darauf den Eingang der Bestellung entweder direkt durch Antwort an das Warenwirtschaftssystem des Kunden, oder über einen anderen, zuvor vereinbarten, digitalen Weg.

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4. Wareneingang
   
   Zum bestätigten Lieferzeitpunkt kommt die bestellte Ware an, wird im Wareneingang geprüft und in den Bestand der Warenwirtschaft aufgenommen.

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5. Rechnungsstellung/-empfang
   
   Die Rechnungsstellung erfolgt ebenfalls über das System des Lieferanten entweder direkt in das Buchhaltungssystem des Kunden oder via Email

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6. Abgleich der Rechnung mit der Bestellung
   
   In voll automatisierten Umgebungen mit den entsprechend frei gegebenen Budgets kann der Abgleich der Bestellung mit Rechnung und Wareneingang vollautomatisiert erfolgen. Ein Eingriff von Hand ist auch hier in der Regel jederzeit möglich.

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7. Freigabe der Rechnung
   
   Ähnlich dem Abgleich kann bei entsprechender Budgetierung auch der Freigabeprozess vollautomatisiert ablaufen.

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8. Zahlung
   
   Wurde der Wareneingang bestätigt und stimmen Bestellung, gelieferte Ware und Rechnung überein, kann auch die Begleichung der Rechnung voll automatisiert aus dem ERP-System erfolgen.

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Immer wieder ist die Rede von unterschiedlichen Automatisierungsgraden einer E-Procurement-Lösung. Wodurch unterscheiden sich diese Lösungen für mich als Kunde?

Grob vereinfacht kann man sagen, dass es vier Möglichkeiten gibt, eine E-Procurement-Lösung in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Zwei davon liegen auf der sog. Sell-Side, der Verkäufer-Seite, eine davon auf der Buy-Side und damit bei Ihnen als Kunde und die vierte Möglichkeit liegt ein bisschen dazwischen.

Möglichkeit 1: Der Online-Shop des Lieferanten

Auch die Bestellung im Online-Shop des Lieferanten ist eine E-Procurement-Lösung. Je nach Lieferant haben Sie hier eine Benutzerverwaltung und Staffelpreise und Sonderkonditionen gleich hinterlegt. Auch die automatische Rechnungsstellung und Download oder Versand per Mail ist im Normalfall möglich.

Diese Möglichkeit ist in der Regel die mit dem geringsten Automatisierungsgrad und eignet sich am Ehesten für Gelegenheitsbestellungen und wenn nur wenige Lieferanten im Spiel sind. Eine automatisierte Übernahme der Bestellungen in das Warenwirtschaftssystem ist nicht möglich. Unter Umständen sind vielleicht auch nicht immer alle benötigten Artikel vorrätig. Hat man mehr als einen Lieferanten hat man bei dieser Variante bei jedem einzelnen Lieferanten einen anderen Ablauf und muss sich in jedes System neu einarbeiten.

Möglichkeit 2: Marktplätze

Marktplätze bieten dem Kunden den Vorteil, dass er sich den Lieferanten aus einer Vielzahl an Anbietern nach den für ihn entscheidenden Kriterien auswählen und Preise transparent vergleichen kann. Da diese Marktplätze die Kataloge in der Regel auch direkt von den Herstellern befüllt bekommen, können Rabattstaffeln und Sonderkonditionen bei einzelnen Anbietern ebenso hinterlegt werden. Im Gegensatz zum einzelnen Onlineshop hat man hier trotz einer Vielzahl möglicher Lieferanten bei jedem die gleiche Oberfläche. Das reduziert die Einarbeitungszeit erheblich. Die Auswahl des richtigen Marktplatzes ist für Laien jedoch aufgrund der Vielzahl an Anbietern ziemlich schwierig, weshalb man sich hier eventuell externe Beratung dazu holen sollte der einem dann nicht nur bei der Auswahl sondern auch bei der Einrichtung eventuell nötiger Software helfen kann.

Möglichkeit 3: Inhouse-Einkaufssystem

Die wohl umfassendste Lösung ist es, im eigenen Unternehmen eine eigene Einkaufslösung angekoppelt ans Warenwirtschaftssystem zu betreiben. Insbesondere bei hohen Bestellvolumina und einem vollintegrierten Bestellprozess lohnt sich diese Möglichkeit, weshalb diese Lösung auch ideal für große Unternehmen ist. Durch die direkte Anbindung an das eigene Warenwirtschaftssystem kommt es zu keinem Medienbruch mehr. Die Kollegen aus dem Einkauf oder die befugten Mitarbeiter finden ein Interface vor, wie sie es schon seit jeher gewohnt sind. Der Schulungsaufwand ist minimal. Hersteller und Lieferanten sind nicht mehr als solche zu erkennen. Rabattstaffeln und Sonderkontingente lassen sich hier ebenso pflegen, wie in allen anderen Möglichkeiten. Der Austausch von Rechnungs- und Versanddokumenten erfolgt vollkommen automatisch, wie auch der Abgleich von Katalog- und Produktdaten.

E-Procurement = betrieblicher Einkauf von Waren und Dienstleistungen über das Internet.
	Lieferantenshop	Marktplätze	Einkaufs-Systeme
Freie Lieferantenauswahl
Nutzerverwaltung
Interne Prozesse abbildbar
Zusätzliche Hard- oder Software nötig
Transparente Vergleichsmöglichkeiten
Anbindung an ERP-System
Hosting	extern	extern	inhouse
Einführungshindernise	hoher Aufwand bei der Recherche nach Produkten und Lieferanten	Auswahl des richtigen Marktplatzes.	Kosten für Anschaffung/Miete, Einrichtung und Administration
Schulungsaufwand	hoch, weil jeder Shop anders aufgebaut ist	mittel, viele Shops in einem System	gering, da kaum Medienbrüche
Anbieterdichte	hoch	mittel, je nach Branche	je nach Branche
Übersicht über die Unterschiede zwischen den drei Möglichkeiten.

Möglichkeit 4: Externer Dienstleister

Wie schon angemerkt, ist der externe Dienstleister sowohl auf der Sell-Side, als auch auf der Buy-Side anzutreffen. Ein externer Dienstleister empfiehlt sich immer dann, wenn sich inhouse keine Erfahrungswerte finden lassen. Er kann Sie bei der Auswahl und Einrichtung eines Marktplatzes und der eventuell notwendigen Software genauso unterstützen, wie bei der Inbetriebnahme eines komplexen Einkaufssystems im Zusammenspiel mit Ihrem Warenwirtschaftssystem. Sollte es für Ihre benötigte Kombination keine fertige Lösung geben, kann Ihnen der externe Dienstleister mit seinem Team auch eine passende Lösung programmieren. Wie immer beim Einsatz externer Dienstleister ist die Qualität des Dienstleisters entscheidend. Klare Aufgabendefinitionen und ein ausgearbeitetes Pflichtenheft als Vertragsgrundlage erleichtern die Kommunikation und Erstellung der auf Sie perfekt zugeschnittenen Lösung.

Wie wähle ich die richtige Lösung für meine Bedürfnisse aus?

Trotz unzähliger Lösungen, die bereits am Markt etabliert sind, wird es die eine richtige Lösung für Ihr Unternehmen wahrscheinlich nicht geben. Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine ganz eigenen Herausforderungen. Wir möchten Ihnen einen groben Leitfaden an die Hand geben, wie Sie Ihrer Lösung ein Stück weit näherkommen können.

Welches Ziel möchten Sie erreichen?
Diese Frage, sollten Sie sich als erstes stellen. Nicht nur um heraus zu finden, ob eine E-Procurement-Lösung überhaupt für Sie in Frage kommt, sondern auch um ein Ziel vor Augen zu haben, an dem man sich bei der Einführung einer Lösung orientieren kann.

Mögliche Ziele können zum Beispiel sein:

• Prozesskosten senken
• Erlös maximieren
• Einkaufspreis senken

Geschäftszahlen und -ziele als entscheidende Kriterien
Die Vielzahl unterschiedlicher Lösungen am Markt, spiegelt auch die vielen unterschiedlichen Kriterien wieder, die bei der Entscheidungsfindung, für eine E-Procurement-Lösung eine Rolle spielen. Hier empfehlen wir Ihnen, auf Ihr Bauchgefühl zu hören, die Zahlen und Daten der Vergangenheit zu Rate zu ziehen und sich zu überlegen, ob und wie sich diese Entwicklung in absehbarer Zeit fortsetzen kann.

Einige Kriterien, die man bei der Entscheidungsfindung berücksichtigen kann, sind:

• Bestellfrequenz
• Anteil der einzelnen Bestellung am Einkaufsvolumen insgesamt. (Sind es viele kleine oder wenige große Bestellungen?)
• Produktverfügbarkeit und Eignung des Produktes für den Onlinehandel
• Gibt es überhaupt Lieferanten, die dieses Produkt online anbieten?
• Sitz der Lieferanten.

Welche Kosten kommen auf mich zu? Und was habe ich überhaupt davon?

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie sich auch mit den Kosten vertraut machen, die auf Sie zukommen können. Im Idealfall stellen Sie diese Kosten dann auch noch den Zielen und dem Nutzen gegenüber, den Sie erreichen möchten und können.

Einige der Kostenarten, die auf Sie zukommen können:

• Investitionskosten für Miete oder Kauf einer Lösung
• Beratungskosten
• Kosten für die Programmierung oder für die Anpassung eines Systems
• Entwicklung der Mitarbeiterkosten im Projektverlauf
• Schulungskosten
• Folgekosten durch Hosting oder Wartung der Lösung

Nutzen, gegen den Sie die Investitionskosten vergleichen können:

• Reduktion der Prozesskosten allgemein
• Zeitersparnis bei der Produkt- und Variantenrecherche
• Einkaufskonditionen verbessert
• Optimierung der Warenwirtschaft

Welchen Bedarf habe ich überhaupt?

Bevor Sie nun in die Vollen gehen und sich für eine E-Procurement-Lösung entscheiden können, sollten Sie intern noch eine intensive Bedarfsanalyse vornehmen.

• Welche Produkte möchte oder muss ich beziehen?
• Welche Infrastruktur habe ich bereits zur Verfügung? Was müsste neu angelegt werden?
• Wie viele Mitarbeiter kann ich intern für dieses Projekt abstellen?
• Welche Anforderungen an das System gibt es von Seiten meiner Kollegen aus dem Einkauf und der Fachabteilungen?

Die Ergebnisse dieser Vorüberlegungen werden schließlich in einem Lastenheft zusammengefasst. Dieses Lastenheft sollte ein konkretes Anforderungsprofil an Ihre E-Procurement-Lösung enthalten.

Wussten Sie, dass Sie Ihr IT-Zubehör von ARP ebenfalls im Rahmen einer E-Procurement-Lösung bestellen können? Unsere E-Procurement-Spezialisten binden unseren Katalog nach Ihren Vorgaben in Ihr System ein. Wir freuen uns, von ihnen zu hören.

Sie haben weitere Fragen? Schreiben Sie uns diese doch in den Kommentaren.